Jedno místo pro dotazy

Sjednocená komunikace s nájemníky, reklamace i dohled nad tím, co se děje.

Aby vás denní drobnosti nestály čas a pozornost. V každém kroku máte jasno, co je přijato, co se řeší a kde je další mezník.

1× měsíčně
Report drží přehled i u věcí, které se nevyřeší hned.
SLA reakce
Reklamace a dotazy dostanou jasný časový rámec pro první krok.
dohledatelné záznamy
Co bylo řešeno a kdy, je dohledatelné i zpětně.
03 Jak probíhá komunikace

Příjem zpráv, sjednocený postup a dohledatelné záznamy

Každou reklamaci i každé přání nájemníků řešíme stejným sledem kroků. Díky tomu víte, co se děje teď, co bude dál a kam se případně vrátit.

  1. Příjem požadavku

    Do 24 hodin zahájíme evidenci a zaneseme požadavek do interního záznamu.

    Výsledek: máte dohledatelné číslo případu a jasné zařazení.

  2. SLA reakce

    SLA reakce nastavujeme podle typu události a komunikujeme další postup bez zbytečných prodlev.

    Výsledek: nájemník ví, že požadavek běží, a vy vidíte stav.

  3. Zpětná vazba a report

    1× měsíčně shrneme komunikaci, reklamace a kroky, které byly dokončené nebo rozpracované.

    Výsledek: máte přehled a podklady pro další rozhodnutí.

  4. Archivace a dohledatelnost

    Veškerou klíčovou komunikaci ukládáme k případu, aby šlo dohledat, kdo co potvrdil a kdy.

    Výsledek: při dotazech se vracíte k důkazům, ne k domněnkám.
Jak řešíme reklamace a žádosti Poptat řešení pro moji oblast
Hlášení závad a reklamací

Co do toho patří, co z toho vyhodnotíme, a jak se to posune dál

Záznamy držíme jednotně, aby bylo jasné, co bylo nahlášeno, v jakém stavu to je, a proč se to řeší v daném rozsahu.

Do záznamu zapisujeme

  • Datum a čas nahlášení, místo v bytě či společných částech a stručný popis závady.
  • Co přesně je potřeba řešit (dopad na užívání, případné riziko, opakovatelnost).
  • Podklady, které nám pomohou posoudit rozsah: fotografie, video, případně předchozí servisní zpráva.
  • Jaký je požadovaný výsledek (oprava, výměna, kontrola), pokud ho nájemník zná.

Jak to posuzujeme v rámci rozsahu

  • 1. Kontrola zadání
    Ověříme, zda je popis dostatečný pro diagnostiku a zda je věc skutečně v rozsahu správy.
  • 2. Vyhodnocení dopadu
    Řešíme prioritu podle dopadu na užívání, bezpečnost a míru zajištění bezprostředních rizik.
  • 3. Konkrétní krok
    Určíme další postup: objednání technika, plán servisního zásahu, nebo doplnění informací od nájemníka.
  • 4. Dohledatelné záznamy
    Všechny podstatné kroky zapisujeme tak, aby bylo možné zpětně dohledat průběh i rozhodnutí.
Standard evidence
Každý požadavek má jasný zápis, dohledatelnou historii a navazující krok v rámci SLA reakce.
Jak probíhá postup od přijetí Evidence a záznamy
03 Zjednocení komunikace

Chci sjednotit komunikaci s nájemníky

Domluvme si nezávaznou konzultaci. Upřesníme rozsah, SLA reakce a způsob reklamací tak, aby byl přehledný pro vás i pro nájemníky.

  • Jak budou probíhat reklamace, kdo odpovídá a jak se dohledávají záznamy.
  • Jak často dostanete report a co bude součástí každého výstupu.
  • Jak vypadá SLA reakce v praxi, včetně typických stavů a očekávání.
V konzultaci nebudeme slibovat výsledky, řešíme konkrétní proces a měřitelné standardy.